Servates: Meetbaar volgen

Servates, een uniek volgsysteem voor zorgprofessionals en sociale ondernemingen die behalve signalering, urenregistratie en workflowbewaking kan meten wat het welzijn of welbevinden van jouw deelnemer is. Goed verhaal?

Impact meten is "ons ding"

Servates is een deelnemervolgsysteem (ook wel klantvolgsysteem of cliëntvolgsysteem genoemd) speciaal gemaakt voor sociale organisaties die impact willen maken - denk hierbij onder andere aan reintegratie, dagbesteding, jongerenbegeleiding (Wajong) en meer.

Naast dat Servates werkt en juist werk uit handen neemt voor de zorgprofessional, vraagt Servates ook actief de feedback van jouw deelnemers op verschillende levensgebieden (SDG's). Zo is gaandeweg de voortgang te meten hoe de deelnemer in het leven staat en hoe hij of zij de voortgang zelf ervaart. Ook is het mogelijk hiermee een volledige "360" te doen door aan de deelnemer zelf te vragen wat hij of zij vindt van jouw onderneming en begeleiding.

Deelnemers?

Vanuit Servates spreken we over deelnemers - nooit over over klanten of cliënten, maar waarom?

Cliënt, in latijn ‘clientem’, iemand die in een afhankelijke relatie tot een aanzienlijk heer (patronus) staat en diens beschermeling is. Afhankelijk...Say what??

In welke situatie je ook zit en vanuit welke situatie je ook komt, wij denken dat iedereen zich positief kan ontwikkelen met de juiste aandacht. Daarom vinden wij dat Servates jou moet ontzorgen, zodat jij de juiste aandacht kan geven aan jouw deelnemer.
Vanuit Servates blijven wij continu onze software ontwikkelen zodat het nog beter voor jou gaat werken. En jij efficiënter met je werk bezig kan!

Weer een klantvolgsysteem, maar Servates is anders.

Administratie is voor de zorgprofessional een noodzakelijk kwaad en juist met dat idee hebben we Servates gemaakt: "Administratie is een noodzakelijk kwaad en moet geen doel op zich zijn".
Servates ondersteund juist dat administratieve proces op alle mogelijke manieren en probeert daarmee de last op de zorgprofessional te verlichten zonder al te veel te eisen.

Daarnaast is een andere kernwaarde voor Servates:
Keep it Simple!

Gebruik je het niet? Dan hoef je het ook niet te zien - op die manier wordt je niet belast met zaken op het scherm waar je niets mee kan. Gebruik je bijvoorbeeld Servates niet voor facturatie, dan vragen we ook niet om declaratiecodes bij de (zorg-)trajecten.
Deze kernwaarde hebben we tot het bot doorgevoerd in Servates, wordt jij niet overladen met opties waar je niets mee doet en kun je gewoon Servates op jouw manier gebruiken.

"Servates Social Impact Solutions"

Servates is een one-stop full-service oplossing voor Social Impact. Dat klinkt als marketing, maar er is geen woord aan gelogen, ter illustratie hieronder slechts een greep uit de mogelijkheden die Servates kan bieden:

Urenregistratie

Aanwezigheid registreren van je deelnemer is nog nooit zo makkelijk geweest. Jij kijkt rond, drukt 3 keer op je smartphone en je kan weer bezig gaan, met waar het echt om gaat, je deelnemer.

Via je smartphone of via je werkstation; door middel van een knopje aan-of uitvinken kun je elke dag precies bijhouden wat de aanwezigheid was. Servates slaat dit op en genereert hier mooie overzichten van. Erg handig voor de facturatie en administratie. Het scheelt jou dus erg veel tijd! watgoooed!! Signalering

Welbevinden

Met deze unieke functie meten we over de periode dat een deelnemer in een traject zit wat de ontwikkeling is van de deelnemer op verschillende levensgebieden zoals: sociale contacten, veiligheid, woonomgeving, eigenwaarde, familie en plek in de maatschappij. Dus wat we eigenlijk doen is meetbaar maken hoe iemand zich ontwikkeld, waar hij staat in het leven en wat hij of zij voelt. Dus waar jij als professional zo hardvoor werkt, vanuit je ervaring en gevoel allang weet, kun je nu aantonen!
Bevallen de standaard meegeleverde onderzoeken niet - of passen ze niet binnen jouw organisatie; geen enkel probleem: je kunt ook gewoon zelf je eigen onderzoek samenstellen. Welbevinden

Verslaglegging

Met verslaglegging (dagrapportages) kun je in korte tijd verslag leggen van belangrijke gebeurtenissen van de deelnemer. Als voorbereiding van de niet te vermijden evaluaties of rapportages in het werkveld, kun je de verslaglegging gebruiken als leidraad. Dit geeft in de praktijk een completer beeld dan periodieke evaluaties en geeft inzicht over de voortgang over de tijd van het traject. In de verslagen van Servates kun je aantonen dat je aan het werk bent met de doelen van de deelnemer, en dat is ISO9001 proof. Heftig he? Verslaglegging - doelen Verslaglegging - resultaat

Dashboard

Jouw persoonlijke overzicht als startscherm. Hierin kun je vinden welke deelnemers aanwezig zouden moeten zijn, of wanneer je afspraken hebt, wat de meest recente gebeurtenissen zijn met betrekking tot de trajecten en jouw taken voor de komende tijd. Allemaal in één oogopslag. Daarnaast is het dashboard helemaal door jou zelf in te richten - zodat jij kan werken zoals je wilt kunnen werken. Servates maakt het leuker en gemakkelijker! Dashboard

Signalering

Wanneer een deelnemer ingevoerd is, volgt Servates alles binnen het traject van de deelnemer. Daarbij herinnert Servates jou eraan welke taken er onderweg van jou verwacht worden - vult automatisch "in te plannen evaluatie momenten" in en stuurt de deelnemer periodiek een nieuwe vragenlijst voor de impactmeting. Hoef je daar zelf niet over na te denken. Kun jij lekker doen waar je goed in bent. Signalering

Workflow

Bij het toevoegen van een deelnemer komt deze deelnemer automatisch in een workflow - heb je alle stappen wel juist doorlopen of wil je juist een paar stappen overslaan (dat kan namelijk ook) - Servates ondersteund je tijdens dit proces. Alle nog "aanstaande" taken komen automatisch op je dashboard.

Lekker makkelijk toch? Workflow

Gamificatie

Omdat administratie gewoon niet leuk is, wil het nog wel eens op een lager pitje terecht komen. Servates heeft daarom Gamificatie toegevoegd. Om het een beetje leuk te houden, te stimuleren in werkplezier en door elkaar een beetje uit te dagen bij te dragen aan een leukere werksfeer. Game on! Gamificatie

Hier heb ik geen behoefte aan...

Het kan natuurlijk zijn dat je bepaalde zaken gewoon niet gebruikt of niet wil gebruiken. Geen enkel probleem - niet alleen het Dashboard, maar ook Servates is zo in te richten dat alleen de opties waar je gebruik van maakt ook zichtbaar zijn - geen addertjes onder het gras - je krijgt alle mogelijkheden - wat je er mee doet ligt aan jullie.

In samenwerking met Hanzehogeschool...

Begin 2021 hebben we 2 tools die we samen met de Hanzehogeschool ontwikkeld hebben gelanceerd. Deze twee tools zijn geïntegreerd in Servates en stellen we gratis ter beschikking.

Wil je alleen gebruik maken van de gratis tools van de Hanzehogeschool, dan krijg je helaas niet alle opties van Servates. Vraag een vrijblijvend demo-versie aan en beslis na verloop van tijd zelf of je de gratis variant van de Hanze wilt, of onze volledige versie.

En we zijn nog -lang- niet klaar

Bij Servates spreken we liever niet over klanten in een traditionele klant-leverancier relatie; we hebben het liever over partnerschap. We vragen namelijk ook mee te helpen om Servates nóg beter te maken. Servates is dan weliswaar al een volwassen product wat naar alle tevredenheid in gebruik is, maar we staan nog aan het begin en het kan altijd beter. Goede initiatieven en ideeën kunnen we namelijk zeker gebruiken en daar staan we ook open voor!

Daarnaast zou er geen drempel moeten bestaan om klachten, wensen en opmerkingen te ventileren richting ons - kunnen jullie gewoon lekker werken.

Enkele partners waar we mee samenwerken

Hanzehogeschool Rabobank Foundation Stichting Doen Anton Jurgens Fonds Toolbox Emmen

Het laatste nieuws: Nova Servates

Omdat de ontwikkelingen van Servates heel snel gaan en we niet iedereen willen overspoelen met nieuwsberichten brengen we periodiek een nieuwsbrief uit met daarin de laatste ontwikkelingen, lees hieronder de meest recente nieuwsbrief.

Wil je de Servates Nova in de mail ontvangen om op de hoogte te blijven van de nieuwste ontwikkelingen, ga dan naar de algemene support pagina!

1 december 2021 // Tijd van lijstjes en terugblikken

Gepubliceerd op: 01-12-2021

Het is nu alweer December. Een maand met familie, gezelligheid en samenzijn, maar ook een maand met lijstjes, jaarafsluitingen, overzichten, rapportages en terugblikken op de afgelopen periode. Laten we nu net een aantal opties hebben gemaakt die daarbij behulpzaam zijn!

Bestanden beheren

Google Drive of OneDrive voelt niet echt lekker. Een netwerk-share is -zeker nu we weer vaker vanuit huis moeten werken- niet zaligmakend en een NAS beveiligen is een vak op zich. Maar waarom zou je jezelf in zulke bochten wringen? Met de optie "Bestanden voor gehele organisatie beheren in Servates" kun je ook gewoon de bestanden die je normaal op een netwerk zou zetten via Servates benaderen. Denk hierbij aan kwaliteitshandboeken, algemene informatie, gedragscodes - noem het maar op. Aangezien binnen Servates alles, dus ook bestanden, beveiligd is hoef je je ook niet druk te maken dat je bestanden deelt met mensen buiten je organisatie, want die optie is er namelijk helemaal niet. Alle bestanden zijn van jullie en jullie alleen - geeft wel een lekker gevoel.

Rapportage per traject

Rapporteren, we moeten het allemaal, maar het is meestal niet iets met een hoge prioriteit. We leven doorgaans in de waan van de dag en hebben daarbij de neiging om administratieve klussen een beetje "tussendoor" te doen (uitzonderingen daargelaten) en dat is ook logisch, want het is een eigenlijk best een klus.

Je moet proberen te herinneren, je agenda erop naslaan of je notities opzoeken, van een afgelopen periode en dat is gewoon lastig.

Daar proberen wij verandering in te brengen. Je kunt nu bij Servates per traject van een deelnemer rapportage opstellen. Tijdens het opstellen van de rapportage helpt Servates je door per doel - en wat je daar dus in de loop van de tijd iets over in verslaglegging hebt vastgelegd - over de periode van het traject te tonen. Conclusies, adviezen en/of de onderbouwing van vorige rapportages worden automatisch getoond zodat je niet handmatig je teksten hoeft te kopiëren, maar alleen aan hoeft te passen. Dit hele proces wordt in stappen gedaan waarbij elke stap afzonderlijk wordt opgeslagen; moet je even weg en kun je later pas verder werken aan het rapport? Geen enkel probleem: open het concept waar je mee bezig was en ga door. Wil je het vorige doel nog bewerken, kan ook gewoon. Alles is te bewerken totdat je de rapportage afrondt, vanaf dat moment is de rapportage in te zien en ook te downloaden als Word bestand - met uiteraard jullie eigen opmaak.

Externe gebruikers toegang

Het is nu mogelijk om externe personen bepaalde mate toegang te geven tot deelnemer dossiers van Servates - dan hoef je misschien niet eens direct te rapporteren, maar geef je een externe gebruiker gewoon "toegang".

Externe personen, bijvoorbeeld van een bepaalde opdrachtgever, kunnen dan gegevens inzien binnen jullie eigen Servates omgeving. Dat betekent wél dat deze persoon ook als gebruiker bekend moet zijn bij Servates. Als de optie "Externe gebruikers" actief is, dan krijg je onder Administratie > Gebruikersbeheer de extra menu-optie "Externe gebruikers"; met deze optie kun je een externe gebruiker koppelen aan de deelnemer waar hij/zij toegang toe heeft en zelfs welke rechten deze externe gebruiker heeft tot het dossier van deze deelnemer.

Externe gebruikers hebben standaard géén toegang tot deelnemers tenzij deze gekoppeld zijn en externe gebruikers hebben ook geen dashboard, taken of andere opties. Wij raden normaliter al aan om "einddata" toe te kennen aan gebruikers, maar met de optie "Externe gebruikers" willen we dit nogmaals onder de aandacht brengen. Voorkom datalekken door gebruikers met een einddatum op te nemen in het systeem.

Periodiek overzicht impactonderzoeken

Voor de impactonderzoeken was er al een mogelijkheid om het verschil tussen start en eind van alle onderzoeken voor alle deelnemers te bekijken, maar hierbij was het niet mogelijk om het verschil tussen een periode of verschillen tussen specifieke groepen te bekijken. Nu is daar ook de mogelijkheid bijgekomen om een vergelijking te kunnen doen per periode. Met de optie Rapportage > Impactonderzoeken heb je nu de mogelijkheid om een periode te selecteren - of specifieke datums - en door eventueel zelfs een specifieke groep, opdrachtgever of deelnemers te selecteren heel specifiek het verloop van de impactonderzoeken te bekijken over die selectie. Deze selectie wordt ook opgeslagen als Rapportage om op een later moment opnieuw in te zien of misschien te bewerken.

Ook is in de rapportage een veel beter inzicht te verkrijgen in antwoorden op vragen die normaliter niet in een spin-diagram passen; zo hebben we namelijk ook cirkeldiagrammen toegevoegd voor vragen die niet in een spindiagram passen.

Daarnaast is er nu ook de mogelijkheid om "anoniem" vragen te stellen. De antwoorden op deze vragen zijn niet inzichtelijk bij een specifieke deelnemer, maar zijn wel zichtbaar bij de overzichtsrapportages. Op deze manier kun je de deelnemer ook niet direct confronteren met een antwoord waarop je het antwoord misschien helemaal niet direct wilt weten.

Bovenstaande geldt alleen voor niet-tekstuele vragen. Alle tekstvragen vallen buiten elke vorm van rapportage.

Nieuwsgierig?

Wij snappen dat je nu erg nieuwsgierig bent geworden over de werking van Servates voor jou en jouw organisatie.
Vraag een gratis een vrijblijvende demo aan via het formulier hiernaast en ervaar hoe Servates voor jou kan werken!

Aanvragen...

Vul onderstaand formulier in en druk op verzenden, wij nemen zo spoedig mogelijk contact met je op!

Contact

Voel je vrij om direct contact met ons op te nemen bij vragen, opmerkingen en/of klachten door middel van onderstaande mogelijkheden.

Website:

servates.nl

Telefoon:

+31 (0)85 0605914