Servates: Meetbaar volgen

Servates, een uniek volgsysteem voor zorgprofessionals en sociale ondernemingen die behalve signalering, urenregistratie en workflowbewaking kan meten wat het welzijn of welbevinden van jouw deelnemer is. Goed verhaal?

Impact meten is "ons ding"

Servates is een deelnemervolgsysteem (ook wel klantvolgsysteem of cliëntvolgsysteem genoemd) speciaal gemaakt voor sociale organisaties die impact willen maken - denk hierbij onder andere aan reintegratie, dagbesteding, jongerenbegeleiding (Wajong) en meer.

Naast dat Servates werkt en juist werk uit handen neemt voor de zorgprofessional, vraagt Servates ook actief de feedback van jouw deelnemers op verschillende levensgebieden (SDG's). Zo is gaandeweg de voortgang te meten hoe de deelnemer in het leven staat en hoe hij of zij de voortgang zelf ervaart. Ook is het mogelijk hiermee een volledige "360" te doen door aan de deelnemer zelf te vragen wat hij of zij vindt van jouw onderneming en begeleiding.

Deelnemers?

Vanuit Servates spreken we over deelnemers - nooit over over klanten of cliënten, maar waarom?

Cliënt, in latijn ‘clientem’, iemand die in een afhankelijke relatie tot een aanzienlijk heer (patronus) staat en diens beschermeling is. Afhankelijk...Say what??

In welke situatie je ook zit en vanuit welke situatie je ook komt, wij denken dat iedereen zich positief kan ontwikkelen met de juiste aandacht. Daarom vinden wij dat Servates jou moet ontzorgen, zodat jij de juiste aandacht kan geven aan jouw deelnemer.
Vanuit Servates blijven wij continu onze software ontwikkelen zodat het nog beter voor jou gaat werken. En jij efficiënter met je werk bezig kan!

Weer een klantvolgsysteem, maar Servates is anders.

Administratie is voor de zorgprofessional een noodzakelijk kwaad en juist met dat idee hebben we Servates gemaakt: "Administratie is een noodzakelijk kwaad en moet geen doel op zich zijn".
Servates ondersteund juist dat administratieve proces op alle mogelijke manieren en probeert daarmee de last op de zorgprofessional te verlichten zonder al te veel te eisen.

Daarnaast is een andere kernwaarde voor Servates:
Keep it Simple!

Gebruik je het niet? Dan hoef je het ook niet te zien - op die manier wordt je niet belast met zaken op het scherm waar je niets mee kan. Gebruik je bijvoorbeeld Servates niet voor facturatie, dan vragen we ook niet om declaratiecodes bij de (zorg-)trajecten.
Deze kernwaarde hebben we tot het bot doorgevoerd in Servates, wordt jij niet overladen met opties waar je niets mee doet en kun je gewoon Servates op jouw manier gebruiken.

"Servates Social Impact Solutions"

Servates is een one-stop full-service oplossing voor Social Impact. Dat klinkt als marketing, maar er is geen woord aan gelogen, ter illustratie hieronder slechts een greep uit de mogelijkheden die Servates kan bieden:

Urenregistratie

Aanwezigheid registreren van je deelnemer is nog nooit zo makkelijk geweest. Jij kijkt rond, drukt 3 keer op je smartphone en je kan weer bezig gaan, met waar het echt om gaat, je deelnemer.

Via je smartphone of via je werkstation; door middel van een knopje aan-of uitvinken kun je elke dag precies bijhouden wat de aanwezigheid was. Servates slaat dit op en genereert hier mooie overzichten van. Erg handig voor de facturatie en administratie. Het scheelt jou dus erg veel tijd! watgoooed!! Signalering

Welbevinden

Met deze unieke functie meten we over de periode dat een deelnemer in een traject zit wat de ontwikkeling is van de deelnemer op verschillende levensgebieden zoals: sociale contacten, veiligheid, woonomgeving, eigenwaarde, familie en plek in de maatschappij. Dus wat we eigenlijk doen is meetbaar maken hoe iemand zich ontwikkeld, waar hij staat in het leven en wat hij of zij voelt. Dus waar jij als professional zo hardvoor werkt, vanuit je ervaring en gevoel allang weet, kun je nu aantonen!
Bevallen de standaard meegeleverde onderzoeken niet - of passen ze niet binnen jouw organisatie; geen enkel probleem: je kunt ook gewoon zelf je eigen onderzoek samenstellen. Welbevinden

Verslaglegging

Met verslaglegging (dagrapportages) kun je in korte tijd verslag leggen van belangrijke gebeurtenissen van de deelnemer. Als voorbereiding van de niet te vermijden evaluaties of rapportages in het werkveld, kun je de verslaglegging gebruiken als leidraad. Dit geeft in de praktijk een completer beeld dan periodieke evaluaties en geeft inzicht over de voortgang over de tijd van het traject. In de verslagen van Servates kun je aantonen dat je aan het werk bent met de doelen van de deelnemer, en dat is ISO9001 proof. Heftig he? Verslaglegging - doelen Verslaglegging - resultaat

Dashboard

Jouw persoonlijke overzicht als startscherm. Hierin kun je vinden welke deelnemers aanwezig zouden moeten zijn, of wanneer je afspraken hebt, wat de meest recente gebeurtenissen zijn met betrekking tot de trajecten en jouw taken voor de komende tijd. Allemaal in één oogopslag. Daarnaast is het dashboard helemaal door jou zelf in te richten - zodat jij kan werken zoals je wilt kunnen werken. Servates maakt het leuker en gemakkelijker! Dashboard

Signalering

Wanneer een deelnemer ingevoerd is, volgt Servates alles binnen het traject van de deelnemer. Daarbij herinnert Servates jou eraan welke taken er onderweg van jou verwacht worden - vult automatisch "in te plannen evaluatie momenten" in en stuurt de deelnemer periodiek een nieuwe vragenlijst voor de impactmeting. Hoef je daar zelf niet over na te denken. Kun jij lekker doen waar je goed in bent. Signalering

Workflow

Bij het toevoegen van een deelnemer komt deze deelnemer automatisch in een workflow - heb je alle stappen wel juist doorlopen of wil je juist een paar stappen overslaan (dat kan namelijk ook) - Servates ondersteund je tijdens dit proces. Alle nog "aanstaande" taken komen automatisch op je dashboard.

Lekker makkelijk toch? Workflow

Gamificatie

Omdat administratie gewoon niet leuk is, wil het nog wel eens op een lager pitje terecht komen. Servates heeft daarom Gamificatie toegevoegd. Om het een beetje leuk te houden, te stimuleren in werkplezier en door elkaar een beetje uit te dagen bij te dragen aan een leukere werksfeer. Game on! Gamificatie

Hier heb ik geen behoefte aan...

Het kan natuurlijk zijn dat je bepaalde zaken gewoon niet gebruikt of niet wil gebruiken. Geen enkel probleem - niet alleen het Dashboard, maar ook Servates is zo in te richten dat alleen de opties waar je gebruik van maakt ook zichtbaar zijn - geen addertjes onder het gras - je krijgt alle mogelijkheden - wat je er mee doet ligt aan jullie.

In samenwerking met Hanzehogeschool...

Begin 2021 hebben we 2 tools die we samen met de Hanzehogeschool ontwikkeld hebben gelanceerd. Deze twee tools zijn geïntegreerd in Servates en stellen we gratis ter beschikking.

Wil je alleen gebruik maken van de gratis tools van de Hanzehogeschool, dan krijg je helaas niet alle opties van Servates. Vraag een vrijblijvend demo-versie aan en beslis na verloop van tijd zelf of je de gratis variant van de Hanze wilt, of onze volledige versie.

En we zijn nog -lang- niet klaar

Bij Servates spreken we liever niet over klanten in een traditionele klant-leverancier relatie; we hebben het liever over partnerschap. We vragen namelijk ook mee te helpen om Servates nóg beter te maken. Servates is dan weliswaar al een volwassen product wat naar alle tevredenheid in gebruik is, maar we staan nog aan het begin en het kan altijd beter. Goede initiatieven en ideeën kunnen we namelijk zeker gebruiken en daar staan we ook open voor!

Daarnaast zou er geen drempel moeten bestaan om klachten, wensen en opmerkingen te ventileren richting ons - kunnen jullie gewoon lekker werken.

Enkele partners waar we mee samenwerken

Hanzehogeschool Rabobank Foundation Stichting Doen Anton Jurgens Fonds Toolbox Emmen

Het laatste nieuws: Nova Servates

Omdat de ontwikkelingen van Servates heel snel gaan en we niet iedereen willen overspoelen met nieuwsberichten brengen we periodiek een nieuwsbrief uit met daarin de laatste ontwikkelingen, lees hieronder de meest recente nieuwsbrief.

Wil je de Servates Nova in de mail ontvangen om op de hoogte te blijven van de nieuwste ontwikkelingen, ga dan naar de algemene support pagina!

22 december 2021 // Retrospect 2021 en rooster

Gepubliceerd op: 22-12-2021

Normaal doen we slechts eens per maand een nieuwsbrief, maar omdat het einde van het jaar in zicht is doen we er op de valreep nog een extra. Dat klinkt leuk, maar we zullen dan ook begin januari geen nieuwsbrief uitbrengen, dus die zullen jullie dan wel moeten missen.

Allereerst wensen we jullie allen uiteraard prettige feestdagen en een voorspoedig nieuwjaar toe - dat zal hopelijk ook wederzijds zijn, daar gaan wij in ieder geval gewoon vanuit en laten we hopen dat 2022 (nog) beter wordt! De aankomende dagen zullen we - net als velen van jullie - wel beschikbaar zijn, maar misschien niet altijd even goed bereikbaar. Ook wij hebben (digitale) kerstborrels en nieuwjaarsrecepties, dus we zullen niet altijd direct op kunnen nemen of kunnen antwoorden, maar we zullen (net als altijd) gewoon reageren en we bellen altijd terug!

Het einde van het jaar betekend ook top-10-lijstjes, statistieken, balansen en een retrospectie op 2021. Voor velen was 2021 misschien niet het beste jaar ooit, maar voor ons was het een veelbewogen jaar, maar lees vooral door tot het einde voor meer hierover!

Zoals jullie van ons gewend zijn zullen we eerst een paar nieuwe zaken de revue laten passeren zodat we in 2022 met frisse moed verder kunnen!

Rooster én vakanties

Misschien is het je al opgevallen, of misschien zie je het nu pas omdat we er aandacht op vestigen, maar er is een nieuwe optie in het hoofdmenu genaamd "Rooster". In dit rooster zul je de deelnemers en/of groepen waar je toegang toe hebt zien in een rooster voor de aankomende week of weken - dit kun je gewoon selecteren.

Maar hier zit (stiekem) een extra optie bij; je kunt namelijk ook vooraf vakanties of verlof voor de deelnemers inplannen en in de roosters wordt daar -uiteraard- ook rekening mee gehouden.

Zo kun je in een oogopslag zien hoe, wat en voornamelijk wanneer iemand aanwezig zou moeten zijn en daarnaast heb je ook de mogelijkheid om dit rooster af te drukken (dus niet de hele pagina, maar alleen het rooster wat jij wilt).

Zoals gezegd: dit gaat per deelnemer en/of groep waar toegang toe is, dus alvast een waarschuwing voor beheerders: Ja! het is veel en ja! Je ziet alles, maar dat moet ook juist, want deze optie is namelijk niet voor jullie - deze optie is echt gemaakt voor begeleiders en coördinatoren.

Printen van individuele roosters

Over roosters gesproken... Je hebt nu ook de mogelijkheid om bij een deelnemer het rooster van deze deelnemer af te drukken door simpel op het "print" knopje te drukken. Je hoeft verder niets te exporteren, je hoeft geen bestanden aan te maken of de downloaden. Klik gewoon op printen en klaar. Net zo makkelijk, daar houden we van.

Release Notes

Wist je dat we alle wijzigingen die we doen niet in de nieuwsbrief kunnen stoppen omdat dat te veel is, maar ook bijhouden in onze "Release Notes"? Release Notes zijn te vinden in de Help sectie (in de footer).

2021 Statistieken: Bijna 1 versie per dag

Dan nu, onze "Servates statistieken", want wij houden ook het een en ander bij en we houden van getallen - veel is goed, sommige dingen zijn niet zo goed als we zouden willen, maar daar zijn we ook gewoon eerlijk in.

Als het goed is weten jullie dit al, maar ook omwille van de eerlijkheid: we zien wel "wat" jullie doen (pagina bezoek), maar nooit "waarmee", dus we zien wel waar je veel heengaat, maar geen informatie over deelnemers en/of personen (en dat willen we ook helemaal niet weten).

We hebben in 2021 maar liefst 274 nieuwe versies van Servates online gebracht, dat is iets meer dan 1 versie per werkdag (wij houden van exact: eigenlijk is dat dus 1.04 versie per werkdag, maar dat leest zo lastig weg!). Hebben we dan zo veel bugs en fouten gehad? Nou nee, gelukkig niet, het overgrote deel van deze versies -namelijk iets meer dan 75%- bevatte geen bugfixes maar alleen maar nieuwe mogelijkheden en opties en dat is ons ook wel wat waard! Nu is onze vraag aan jullie eigenlijk: hebben jullie er wat aan gehad?

Gemiddeld, als jullie inloggen bij Servates, zijn jullie ook lang aanwezig - want we zien bij een gemiddeld "bezoek" dat jullie minstens 15 "pagina's bezoeken" en daarbij meerdere acties doen. We zien ook dat jullie op zaterdag echt weekend hebben (lees: bijna altijd 0 bezoekers en dat snappen we volledig) en meestal op zondag wel weer gaan kijken hoe de volgende week eruitziet (misschien moet je dat gewoon maandag doen, maar goed - dat is niet aan ons). Jullie zijn op maandag het meeste tijd aan Servates kwijt, maar de donderdag heeft een goede tweede plek! We zien ook dat jullie het langst zitten te "wachten" (wel 1 seconde soms) op het deelnemer overzicht en dat de "Sessie verlopen" pagina in de afgelopen tijd misschien iets te veel getoond werd (en nogmaals excuses daarvoor - dat is intussen gelukkig verholpen!).

We hebben ook even een berekening gedaan over de voorgenoemde bugs die gemeld worden. Helaas zullen bugs er altijd zijn, maar wij kunnen met redelijke trots zeggen dat de gemiddelde tijd tussen melden en oplossen van een bug onder de 10 minuten ligt (het daadwerkelijk getal is 8.6 minuut, maar dat vertaald zich zo lastig in tijd, dus dan ronden we het maar af) - dat betekent overigens niet dat het voor jullie direct "opgelost" is - meestal moet je wachten tot de volgende dag dat we een versie plaatsen, want bugfixes (tenzij ze echt fataal zijn voor het systeem) worden altijd om 03:01 (ja in de nacht) uitgerold naar productie - en nee, dat doen we niet handmatig natuurlijk.

We zien ook een enorme groei in klanten, dat is natuurlijk voor ons goed, maar dat betekent ook dat er meer en meer sociale ondernemingen op zoek zijn naar een tool die gemaakt is voor hen (en stiekem ook door hen), want zonder jullie input hadden wij Servates nooit zo ver kunnen krijgen als waar we nu staan!

Daarnaast zien we gemiddeld 1x per week per omgeving een fatale fout die helaas niet aan ons gemeld wordt (wij zien alleen een fout, maar niet hoe en wat). We blijven dit misschien herhalen, maar neem bij foutmeldingen contact met ons op en geef dit ook door aan jullie collega's dat dit wij echt wachten op deze informatie! Want dit is niet een statistiek waar wij van Servates heel blij van worden. Liever eens te vaak gebeld met Servates om iets wat nét opgelost is, dan accepteren dat het niet goed gaat!

Weet je ook dat wij al minstens 6 keer (waarschijnlijk meer, maar deze gesprekken houden we eerlijk gezegd niet zo goed bij) zijn benaderd in de afgelopen 4 maanden om data te delen over de onderzoeken? Wees gerust, dat doen we nooit en zullen we nooit doen (daar hebben we ook contracten voor), maar dat betekent wel dat we met z'n allen bezig zijn om een goede richting in te gaan om de wereld inzichtelijker te maken en beter te kunnen meten dat we doen wat we beloven - vandaar ook dit laatste deel van ons: het hoeft niet altijd mooi te zijn, zolang je er maar eerlijk over bent.

We hebben nog één laatste vraag aan jullie: willen jullie bij klachten, opmerkingen of goede ideeën gewoon contact met ons opnemen?

En met deze woorden laten we jullie rustig het nieuwe jaar in gaan - we spreken snel!

Nieuwsgierig?

Wij snappen dat je nu erg nieuwsgierig bent geworden over de werking van Servates voor jou en jouw organisatie.
Vraag een gratis een vrijblijvende demo aan via het formulier hiernaast en ervaar hoe Servates voor jou kan werken!

Aanvragen...

Vul onderstaand formulier in en druk op verzenden, wij nemen zo spoedig mogelijk contact met je op!

Contact

Voel je vrij om direct contact met ons op te nemen bij vragen, opmerkingen en/of klachten door middel van onderstaande mogelijkheden.

Website:

servates.nl

Telefoon:

+31 (0)85 0605914